Microsoft Word, il famoso software per documenti di testo ~ Parte 2

Microsoft Word, il famoso software per documenti di testo, è ricco di funzionalità: ecco come modificare la formattazione, il colore, il layout di un documento, inserire immagini o cambiare il formato.

Word è un programma di videoscrittura che ogni probabilità non ha alcun bisogno di presentazioni. Un vero e proprio colosso del mondo Microsoft, che viene utilizzato quotidianamente da milioni e milioni di persone. Eppure moltissimi utenti sfruttano una percentuale irrisoria delle potenzialità di Word: magari si limitano a battere un testo al computer, senza nemmeno modificare il font o le sue dimensioni.

Word però offre tantissime possibilità all’utente. Basti pensare che ognuno dei menù visionabili nella parte alta della schermata rimanda a sua volta a tantissime voci diverse. Home permette di intervenire sulla formattazione e sugli stili, mentre Inserisci (Insert) permette di caricare foto, video o elementi grafici.

Progettazione (Design) consente di scegliere un tema predefinito, mentre attraverso Layout (Page Layout) l’utente può modificare a suo piacimento i margini e l’orientamento del foglio di lavoro.

Il programma permette di esportare il proprio lavoro in tanti formati. Si può imparare a trasformare un PDF in Word, ma anche passare da Word a JPG in pochi click.

Inserimento di pagine, tabelle, componenti aggiuntivi

La voce di menù Inserisci (Insert) permette di accedere a nuove funzioni di Word. Il tasto Pagine permette di inserire un nuovo Frontespizio, una nuova Pagina vuota o un’Interruzione di Pagina. Quest’ultima è particolarmente utile perché permette di non perdere la suddivisione pensata dall’utente nel caso in cui vengano aggiunte o tolte porzioni di testo.

Il tasto Tabella permette di accedere immediatamente a un menù particolarmente intuitivo. Basta selezionare un determinato numero di celle per dettare a Word l’ordine di inserire una tabella con un totale di righe verticali e di colonne orizzontali.

L’utente può comunque scegliere di cliccare su Inserisci Tabella per intervenire più nel dettaglio sui vari campi. Allo stesso modo può decidere di disegnare la tabella che ha in mente, utilizzando un mouse, un trackpad o una lavagnetta grafica.

Il tasto Illustrazioni è quello che permette di inserire un’immagine all’interno del proprio documento. Questo file può provenire da un browser apposito, da una qualsiasi cartella del proprio dispositivo, ma anche direttamente da Internet.

Selezionando la voce Immagini Online si aprirà un nuovo menù sulla parte destra della schermata. Qui sarà possibile effettuare una ricerca specifica, o in alternativa cliccare su uno degli argomenti proposti dal programma, ad esempio:

  • Aeroplano,
  • Uccelli,
  • Sfondo,
  • Riunione,
  • Alberi o Inverno.

Passando per Inserisci > Illustrazioni è anche possibile caricare nel documento Forme, Icone o Modelli 3D di vario genere. In questo caso il meccanismo è piuttosto intuitivo e l’utente non deve fare altro che osservare e scegliere il tipo di contenuto di cui ha bisogno.

Per inserire una tabella è possibile scegliere rapidamente il numero di righe e colonne. Le immagini possono venire inserite da dispositivo o da Internet.

L’inserimento di SmartArt e Graficiè appena più complesso: se non altro perché l’utente si trova di fronte a diversi sottomenù sempre più specifici. Gli SmartArt sono dei contenuti pensati per le presentazioni e integrano soluzioni grafiche con un contenuto di natura testuale.

Grafici sono classificati per tipologia, ad esempio:

  • gli Istogrammi,
  • le Torte,
  • i grafici lineari o gerarchici,
  • bidimensionali o tridimensionali.

Ma anche dei grafici combinati o dei grafici a mappa: nel caso di questi ultimi i dati verranno inviati direttamente al motore di ricerca Bing.

La voce Inserisci permette anche di caricare delle Clip multimediali o dei Collegamenti. I Collegamenti possono essere sia ipertestuali (rimandano a una pagina Internet) che interni al documento: in questo caso si tratta di Riferimenti incrociati.

Infine da Inserisci è possibile selezionare la voce Commento, la voce Intestazione e la voce Piè di pagina. Commento e Piè di pagina sono voci pensate per inserire delle informazioni aggiuntive che completano il o pongono questioni sul contenuto presente all’interno di un foglio Word.

C’è però una grande differenza strutturale tra i due. Un commento nasce per un uso interno nell’ambito di un documento condiviso con altri utenti. La nota a piè di pagina invece è pensata per rimanere anche una volta completata la stesura del documento.

L’Intestazione invece può prestarsi a usi differenti. Ad esempio, in un libro può servire a ricordare il capitolo o la sezione di riferimento. Allo stesso modo può venire utilizzata per indicare il numero di pagina che sta venendo visualizzato o per dare una posizione particolare a un titolo.

Progettazione e Layout di Word

Il menù Progettazione (Design) permette di accedere ai cosiddetti Temi di Word. I Temi permettono di applicare delle modifiche rapide in termini di colore e di tipo di carattere. Non vanno confusi con gli Stili, di cui si è già parlato nei capoversi precedenti: questi ultimi infatti sono degli strumenti pensati per entrare maggiormente nel merito della formattazione del testo.

Nell’area a sinistra del sottomenù di Progettazione è possibile osservare le anteprime di alcuni Temi preimpostati. Si distinguono l’uno dall’altro per le scelte di colore e per i campi occupati da caratteri differenti.

Per osservare un maggior numero di proposte è possibile cliccare su Temi, all’estremità sinistra della schermata. Cliccando su Colori invece è possibile modificare le impostazioni di gradazione relative ai vari temi proposti: ad esempio è possibile scegliere partendo da una scala di blu, da una scala di verde o da una scala di rosso.

La voce Tipi di carattere permette invece di intervenire sui vari font che andranno a riempire il tema selezionato. In questo caso si comincia con lo scegliere una famiglia di riferimento, ad esempio Corbel, Georgia o Times New Roman.

I Temi di Word, a cui si accede dal menù Progettazione, non vanno confusi con gli Stili, a cui si accede dal menù Home.

Il menù Layout (Page Layout) permette invece di effettuare delle modifiche più tecniche. Da qui l’utente può intervenire sui Margini, ovvero lo spazio che separa il testo rispetto ai bordi della pagina.

Cliccando su Orientamento è possibile impostare un foglio di lavoro orizzontale o verticale. Cliccando su Dimensioni è possibile modificare a proprio piacimento la lunghezza e la larghezza dello stesso.

Il tasto Colonne permette di inserire nella pagina una sezione caratterizzata da un layout differente. L’utente può optare tra una divisione in due, tre o magari quattro colonne. Inoltre può decidere se applicare la modifica all’intero documento di Word o soltanto a una sua parte specifica.

Il tasto Interruzioni torna su un aspetto già affrontato in precedenza. Da qui è possibile selezionare un’interruzione di pagina, ma anche indicare un’interruzione che riguarda il testo presente all’interno di una colonna.

Un’altra funzione di Word selezionabile da Layout è la Sillabazione. Questo comando permette si sillabare correttamente le parole che si trovano alla fine di una riga. In questo modo l’utente può evitare di incappare in soluzioni esteticamente poco gradevoli e scrivere in maniera più accattivante.

Come passare da Word a PDF, da PDF a Word, da Word a JPG

I file realizzati in Word generalmente vengono salvati in formato .doc o .docx, a seconda dell’aggiornamento e della versione di cui si dispone. Il programma però permette di esportare un documento sfruttando altre estensioni.

Per convertire un Word in PDF è sufficiente cliccare su File e poi su Salva con nome. A questo punto si aprirà una schermata che, nella sua zona inferiore, permette di selezionare moltissime estensioni diverse. Una di queste è proprio il formato .PDF. Questa procedura permette anche di passare da Word a JPG e da Word a PNG: due formati differenti, che hanno a che fare con il mondo delle immagini.

Infine non resta che capire come convertire un PDF in Word. Uno di questi consiste nel cliccare sul file PDF con il tasto destro del mouse e chiedere al computer di aprirlo con il programma di videoscrittura Microsoft. In questo modo si passa da PDF a Word gratis e in pochi secondi.


Buona lettura ~ Parte 2, alla prossima!!!
Aldo Russo

Pubblicato da Aldo Russo

Esperto/Consulente informatico