Microsoft Word, il famoso software per documenti di testo, è ricco di funzionalità: ecco come modificare la formattazione, il colore, il layout di un documento, inserire immagini o cambiare il formato.
Word è un programma di videoscrittura che ogni probabilità non ha alcun bisogno di presentazioni. Un vero e proprio colosso del mondo Microsoft, che viene utilizzato quotidianamente da milioni e milioni di persone. Eppure moltissimi utenti sfruttano una percentuale irrisoria delle potenzialità di Word: magari si limitano a battere un testo al computer, senza nemmeno modificare il font o le sue dimensioni.
Word però offre tantissime possibilità all’utente. Basti pensare che ognuno dei menù visionabili nella parte alta della schermata rimanda a sua volta a tantissime voci diverse. Home permette di intervenire sulla formattazione e sugli stili, mentre Inserisci (Insert) permette di caricare foto, video o elementi grafici.
Progettazione (Design) consente di scegliere un tema predefinito, mentre attraverso Layout (Page Layout) l’utente può modificare a suo piacimento i margini e l’orientamento del foglio di lavoro.
Il programma permette di esportare il proprio lavoro in tanti formati. Si può imparare a trasformare un PDF in Word, ma anche passare da Word a JPG in pochi click.
Cos’è e come funziona Word
La prima versione di Word nasce nel 1983 e gira sul celebre sistema operativo DOS.
Oggi Word è legato a doppia mandata a Microsoft e quindi al sistema operativo Windows. Eppure il programma di videoscrittura è approdato prima su Macintosh, nel 1984. Ma non solo: fu uno di quei software che determinarono il successo dei computer Apple in quel periodo storico.
La prima versione Windows di Word è stata distribuita nel 1989 e, da allora, è pian piano diventato un vero e proprio pezzo di storia dei software legati alla produttività personale. Non a caso, a partire dal 2014, il Computer History Museum di Mountain View ha aggiunto alla propria collezione i suoi codici sorgenti: più precisamente quelli della versione 1.1a.
Oggi Word presenta moltissime funzioni inesistenti in passato, ma lo scopo principale del programma rimane lo stesso: formattare del testo all’interno di fogli digitali. Word però non è soltanto scrittura tramite tastiera: ad esempio include delle funzioni basilari di disegno. Allo stesso tempo permette di ricorrere a effetti 3D con un discreto livello di personalizzazione.
I documenti di Word possono venire integrati con contenuti multimediali di vario genere:
- immagini,
- fotografie,
- video,
- collegamenti ipertestuali.
I documenti possono venire arricchiti anche con elenchi, grafici o tabelle e possono venire condivisi con altri utenti.
Una funzione particolarmente apprezzata in tal senso è la possibilità di inserire dei commenti all’interno del foglio: un modo rapido per comunicare con altre persone che stanno lavorando allo stesso documento.
Il formato proprietario storico di Word è .doc, abbreviazione inglese di “document”. A partire dal 2007 il nuovo formato predefinito è diventato .docx. Detto questo, il programma permette comunque di esportare i propri file con tante altre estensioni. Ad esempio è possibile spostare un file da Word a PDF, così come è possibile fare il percorso contrario, quindi passare da PDF a Word.
La schermata principale di Word
Quando si apre Word ci si trova di fronte a una pagina di presentazione, caratterizzata da una colonna verticale nell’area sinistra e da un grande spazio posizionato alla sua destra. La colonna verticale è riempita da diverse voci di menù:
- Home,
- Nuovo,
- Recenti,
- Apri.
Cliccando su Home (icona a forma di casa), si può osservare una panoramica del programma. In alto ci sono dei modelli di documento predefiniti tra cui è possibile scegliere: si comincia con Documento vuoto, fino ad arrivare a un modello dedicato al Calendario e uno dedicato al Curriculum Vitae.
Sempre da Home è inoltre possibile cliccare sul file Benvenuto in Word: un documento che va inteso come una prima guida dedicata ai neofiti del programma. Nella parte bassa della schermata invece è possibile osservare gli ultimi file aperti. Gli stessi che verranno mostrati in maniera più estesa selezionando la voce di menù Recenti (icona a forma di orologio).
Cliccando su Nuovo (icona a forma di segno “+”) è possibile osservare in maniera più estesa i vari modelli a cui si accennava in precedenza. Ad esempio è possibile scegliere tra diverse tipologie di Curriculum Vitae, così come è possibile scegliere tra molteplici tipologie di Lettera di presentazione.
Infine, selezionando la voce di menù Apri (icona a forma di cartella) è possibile andare a cercare un qualsiasi file con formato compatibile all’interno del proprio pc o del proprio cloud personale. Word infatti può venire collegato direttamente a OneDrive: il servizio di storage online e backup targato Microsoft.
Primi interventi su Word: scelta del font e dimensione del carattere
Selezionando la voce Documento vuoto ci si trova dinnanzi al classico foglio di lavoro Word, l’equivalente digitale di una pagina cartacea, pronto per essere riempito.
Per iniziare a scrivere basta cliccare col mouse all’interno del foglio e battere sulle lettere della propria tastiera. Osservando sulla parte alta della schermata di Word è possibile vedere diverse voci di menù disposte orizzontalmente:
- Home,
- Inserisci (Insert),
- Progettazione (Design),
- Layout (Page Layout),
- Riferimenti (References),
- Lettere (Mailings),
- Revisione (Review),
- Visualizza (View).
Il menù Home è quello selezionato di default e permette di effettuare le principali operazioni di formattazione del testo. Basta osservare l’area immediatamente sopra il foglio di lavoro per vedere il font e la dimensione selezionati: ad esempio Calibri e 11, o magari Arial e 10.
Cliccando su una di queste voci si apre un ulteriore menù a tendina dedicato: da qui è possibile scegliere il font e la dimensione del proprio testo. Il font è il carattere tipografico: passando da un font all’altro si osserveranno delle variazioni di stile grafico più o meno percettibili.
Le tre iniziali posizionate sotto l’area dedicata alla selezione dei font permettono di effettuare ulteriori interventi di formattazione:
- Cliccando su G si attiva il grassetto,
- cliccando su C si attiva il corsivo,
- mentre cliccando su S si attiva il sottolineato.
Nell’area subito a destra rispetto a quanto descritto sin qui, si trovano molti tasti che mostrano diverse declinazioni della lettera “A”. I primi in alto permettono di aumentare o diminuire gradualmente la dimensione del font selezionato. Quello rappresentante una A e una gomma da cancellare permette di eliminare gli interventi di formattazione precedenti.
Il tasto che presenta la dicitura “Aa” permette di effettuare diverse operazioni legate all’uso delle maiuscole e delle minuscole. Infine, proprio sotto quest’ultimo tasto, se ne trovano altri due: uno mostra una lettera “A” dai contorni piuttosto accesi, l’altro mostra la lettera “A” posizionata sopra una barra di colore.
Il primo tasto permette di modificare il contorno, l’ombreggiatura, il riflesso e l’alone del font che sta venendo usato. L’utente può intervenire manualmente su tutti questi campi. In alternativa può scegliere una delle soluzioni suggerite da Word.
Il secondo tasto permette invece di cambiare il colore del font. È possibile scegliere tra i colori tema e i colori standard. In alternativa è possibile selezionare manualmente una specifica gradazione di colore da uno spettro completo.
Elenchi Word, allineamento, interlinea e Stili
La parte destra del menù Home di Word è quella dedicata alla creazione di elenchi, all’orientamento del testo, all’interlinea e alla scelta di uno Stile. Da quest’area è anche possibile ordinare o colorare un intero documento con un click.
Gli elenchi di Word si distinguono tra puntati e numerati, ma non solo. Cliccando su uno dei tre tasti dedicati l’utente può scegliere il simbolo da utilizzare nel caso dell’elenco puntato, o l’approccio che preferisce nel caso di elenco numerato.
Ad esempio si può optare per una numerazione del tipo 1, 2, 3, così come si può optare per una numerazione del tipo a, b, c o del tipo I, II, III. Allo stesso modo è possibile aggiungere una parentesi tonda o magari definire uno o più livelli.
Sotto i tasti dedicati agli elenchi è possibile individuare quelli dedicati all’allineamento del testo. L’allineamento selezionato di default è quello a sinistra: questo vuol dire che i paragrafi di testo sono allineati a sinistra e l’a capo viene determinato dal numero di parole presenti all’interno della singola riga. L’allineamento a destra funziona esattamente al contrario.
L’allineamento centrale prevede che ogni riga di testo si estenda a partire dal centro del foglio: ciò vuol dire che il testo si disporrà in modo tale da essere equidistante dal centro, sia a sinistra che a destra. Infine il tasto Giustificato: un comando con cui l’utente chiede a Word di far sì che ogni riga risulti allineata sia a destra che a sinistra. Eccezione fatta per l’ultima riga di un paragrafo, che resterà allineata a sinistra.
Il tasto con delle righe orizzontali affiancate a due frecce che puntano verso l’alto e verso il basso è quello relativo all’Interlinea: un valore che determina la distanza verticale tra una riga e l’altra all’interno del foglio di lavoro Word.
Le prime scelte a disposizione dell’utente sono quelle predefinite, ma selezionando la voce Opzioni interlinea è possibile intervenire manualmente su ogni singolo paragrafo.
Prima di entrare nel merito degli Stili Word, vale la pena di dedicare qualche riga anche al tasto Paragrafo, rappresentato da un simbolo noto col nome di piede di mosca, simile a una lettera “P” rovesciata. Questo tasto permette di osservare alcune scelte di formattazione generalmente oscurate da Word: una su tutte la suddivisione del documento di testo in paragrafi.
Infine gli Stili, che possono venire selezionati tramite un apposito Riquadro. Gli stili di Word permettono di attribuire rapidamente delle caratteristiche di formattazione specifiche alle singole parti di un documento.
È possibile scegliere uno stile per i titoli, per i sottotitoli e per i paragrafi, ma anche per gli elenchi, per le note a piè pagina o per le citazioni. Ricorrere agli stili si rivela utile soprattutto quando si vogliono creare rapidamente dei documenti articolati, come ad esempio le newsletter.
Buona lettura ~ Parte 1, alla prossima!!!
